Escola Profissional Cristóvão Colombo
Rui Silva ([email protected])
ETIQUETA NO E-MAIL
Existem regras tão básicas sobre emails - como a de verificar se não contêm erros ou escrever o destinatário apenas no final para se certificar que não o envia antes de tempo por puro descuido - que nem vale a pena falar nelas. Mas existem princípios de etiqueta que deve ter bem presente no seu dia-a-dia, e que te podem poupar dissabores e até abrir portas para novos contactos. A "Business Insider" seleccionou algumas regras básicas a partir do livro "The Essentials of Business Etiquette", da coach de carreira Barbara Pachter.
ESCREVE O QUE PRETENDES NA LINHA DE "ASSUNTO"
Deixar este espaço em branco vai obrigar o destinatário a abrir o seu email mesmo que aquele não seja o melhor momento, pois não sabe se é um assunto urgente ou algo que pode esperar. Se usares essa linha para escrever "marcação de reunião de planeamento" ou "novo orçamento de marketing", ela saberá o que pretende, e ser-lhe-á mais fácil localizar estes emails mais tarde, se for necessário.
USA UM ENDEREÇO PROFISSIONAL
Esta questão não se coloca para quem trabalha por conta de outrem. Porém, se trabalha por conta própria é crucial ter um endereço à altura do seu estatuto. De preferência, o endereço deve incluir o teu nome, para que seja mais fácil ao destinatário identificá-lo. E nem vale a pena dizer-lhe que deve enterrar de vez o endereço que usava no início do secundário, se for do género [email protected] ou [email protected]... Numa situação em que pode ser útil usar o seu email pessoal, um endereço destes transmitirá uma imagem de imaturidade e de pouco profissionalismo.
CONTROLA O USO DE PONTOS DE EXCLAMAÇÃO
Algumas pessoas tendem a abusar dos pontos de exclamação, usando-os no final das frases, sem critério. A verdade é que quem ler a sua mensagem vai ficar confuso, e com a ideia que é uma pessoa demasiado emocional ou imatura. Usa-os com moderação, se bem que nas comunicações de negócios raramente a sua utilização se justifica.
CUIDADO COM O HUMOR
Quando não é acompanhado do tom de voz ou da expressão facial certos, o humor corre o risco de ser mal interpretado. A menos que conheças muito bem o destinatário, é melhor deixar o humor para quando estiveres cara-a-cara. Até porque o que te faz rir a ti, pode não ser o mesmo que faz rir o teu interlocutor. E enquanto ao vivo é mais fácil desviar imediatamente a conversa noutro sentido, por escrito a frase fica a pairar no ar, sem ser esclarecida.
RESPEITE AS DIFERENÇAS CULTURAIS
É fácil deixares-te apanhar pelas diferenças entre culturas, sobretudo quando comunicas por escrito e ainda mal conheces o interlocutor. Seja muito prudente e tente adequar a sua mensagem ao destinatário. Só para ter uma ideia, não estranhes que japoneses, árabes ou chineses tentem conhecer-te melhor antes de fazerem negócios contigo, enquanto aos alemães, escandinavos ou americanos só interessa o lado estritamente profissional.
RESPONDA AOS EMAILS, MESMO QUE NÃO SEJAM PARA SI
Parece quase impossível responder a todos os emails, ainda mais quando eles não lhe são dirigidos. Mas é uma regra de cortesia comunicar o engano à pessoa que o enviou por engano, especialmente se percebe que ela aguarda uma resposta. Basta escrever algo como "Penso que me terá enviado este email por engano e queria alertá-lo para que possa fazê-lo chegar à pessoa certa". Mesmo que não conheça o remetente, a sua atitude será apreciada e até pode contribuir para alargar a sua rede de contactos.
PENSA DUAS VEZES ANTES DE FAZER "REPLY ALL"
Ninguém quer saber de emails para 20 pessoas se o assunto não lhe disser respeito. É verdade que podem tentar ignorá-los, mas tendo em conta que muitas pessoas recebem notificações nos telemóveis ou no ecrã do computador, é uma distração desnecessária. Responde para todos apenas quando tens a certeza de que o assunto é do interesse geral - se é para trocar uma piada com alguém, responde-lhe diretamente.
NÃO RESPONDAS SE ESTÁS MARCADO NO CAMPO CC
E por falar no campo Cc, Com cópia/ Com conhecimento, esta é uma ótima forma de te conectares com as pessoas via e-mail. O campo CC tem suas próprias regras de uso. Uma regra comum é que tu não deves responder à mensagem se estiveres marcado neste campo. Como todas as regras, existem exceções. Situações me que és convidado a participar de uma discussão são um exemplo comum. No entanto, na maioria dos casos, é melhor deixares a conversa para as pessoas marcadas no campo “Para”.
MAIÚSCULAS NÃO
Embora possa parecer mais fácil escrever uma mensagem de e-mail em letra maiúscula, é muito desagradável de ler para quem recebe. Em adição, um e-mail exclusivamente composto de letras maiúsculas é muitas vezes visto como rude ou como se estivesses a “gritar” com o destinatário, por isso, utiliza-as apenas no início das frases ou quando quiseres dar ênfase a uma palavra em particular. Trata um e-mail como qualquer outro documento informático, obedecendo às regras de formatação e de ortografia.
visto e retirado daqui , artigo antigo mas sempre atualizado, cartoons de scott adams, rick kirkman e jerry scott, alex hallatt, jorge cham e andy landorf e john colquhoun.
